戸澤の週報

2016年05月29日

声掛け

初夏の陽気になっています。

昼間は半袖で過ごせるほどの暖かさで、明日からまた最高気温が20度などと言われていますが信じられません。

 

先週は大手のお客様の1年間の方針説明会がありました。

各事業部の様々な戦略説明の中にさりげなく、「声掛け」について触れていました。

「声掛け」とは社員同士が例えば、「何々はどうなった?」とか「あの件課長に確認した?」などとお互いの仕事内容を確認しあう事です。

始めは少し違和感を感じました。

こんな大手企業で随分基本的なことだなと思いましたが、よく考えてみると違っていました。

よほどコミュニケーションが上手な人がいるチームを除いて、大抵のチームは特別何もないとコミュニケーションの回数は減っていきます。

慣れもありますし、分かりきったこと(少なくても片方がそう思っている)をあえて聞くことに抵抗があります。

コミュニケーションをとるという事はお互いの時間を費やす事でもあります。

忙しいチームであればあるほど、コミュニケーションの回数が減っていくのはある意味仕方ないことなのかもしれません。

しかし回数が減ってくると、確認すべきところまで確認しないために起こるミスが増えてきます。

そしてそれらが原因でチームとしての成果が出づらくなり、それがまたチームの雰囲気を壊しコミュニケーションが取りづらくするスパイラルに入ってしまいます。

ひとつの原因に考えられるのは「Email」です。

しっかりと各チーム内での(チーム間も含めて)声掛けを習慣化するために考えたことが、「Email」の利用上限回数の設定です。

例えば1日5通までしか発信できない仕組みになっていたらどんなことが起こるでしょうか?

近くの人にはもったいなくて、まずEmailで連絡することはないでしょう。

電話や内線でできる話はそちらで行うことになりそうです。

お客様に対しても、1日5通では電話で済ませられることは電話が中心になりそうです。

このように、会いに行ったり、電話を掛けたりと自分から動き・声を発してコミュニケーションをとることが増えそうです。

本当にこのやり方を導入することは簡単ではないでしょうが、一考に値する考えだなと思いました。

チームのいざという時に強さは普段のコミュニケーションだと思います。

現代は人と人の意思疎通がしっかりと行える仕組みづくりを意図的に作っていく時代だなと感じています。


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